Vom „papierlosen Büro“ spricht man schon lange – etwa seit 36 Jahren, als in Deutschland erstmals eine E-Mail empfangen wurde. Aber was bedeutet „papierlos“ eigentlich? „Es geht nicht nur um die Vermeidung des Verbrauchs von Papier. Ziel ist es, den Zwischenschritt über den Ausdruck, Versand und der manuellen Weiterverarbeitung zu vermeiden“, sagt Wolfgang Fenzke, Geschäftsbereichsleiter Innere Verwaltung bei der Wohnstätte Krefeld.

Wie digital ist die Wohnstätte bereits?

Seit 2006 tauscht die Wohnstätte mit Handwerkern Aufträge und Rechnungen in digitaler Form aus. Aktuell werden 75 Prozent aller Rechnungen von Unternehmen sowie Grundbesitzabgabenbescheide der Stadt Krefeld bei der WKR direkt in digitaler Form empfangen und bearbeitet. Dazu kommen noch interne Belege wie Betriebskostenabrechnungen und Briefe. „Unser Ziel ist natürlich, diese Quote Stück für Stück zu steigern“, betont Wolfgang Fenzke.

Was haben Sie als Mieter*in davon?

Wenn die Wohnstätte auf dem Stand der Technik arbeitet und Verwaltungskosten spart, profitieren letztendlich alle davon. Auf Mieterseite trägt eine stärkere Digitalisierung zu mehr Kundenzufriedenheit bei – zum Beispiel dann, wenn es technisch umgesetzt ist, einen Vorgang während eines Telefonats auf dem Bildschirm zu bekommen und diesen unmittelbar zu bearbeiten.

Was sind die nächsten Projekte?

Bereits seit September 2020 werden die technischen Bestandteile und Grundrisse aller Wohnungen der Wohnstätte nach und nach digital erfasst. Hierfür wurde die wowiconsult GmbH von der Wohnstätte beauftragt – beachten Sie hierzu bitte auch den Aushang in Ihrem Haus!

Wozu der Aufwand?

Sind alle technischen Bestandteile und Grundrisse der Wohnungen erfasst, werden die technischen Mitarbeiter der Wohnstätte im nächsten Schritt auf einem Tablett mobil auf die Daten der Wohnungen zurückgreifen können. „Das bedeutet, sie können bereits vor Ort die Aufträge z. B. für eine Reparatur versenden. Das spart einige Zwischenschritte und beschleunigt die Ausführung“, blickt Wolfgang Fenzke nach vorn.

Was ist noch geplant bei der Digitalisierung?

„Wenn wir so weit sind – hoffentlich bis Mitte 2022 – werden wir für unser Mieter*innen einen elektronischen Briefkasten einrichten. Viele Menschen kennen das bereits von Banken, Krankenkassen, Versicherungen oder Energieanbietern. Auch wir wollen die Korrespondenz und den Dialog mit uns erleichtern, etwa bei der ständigen, elektronischen Verfügbarkeit des Mietvertrages, beim Umgang mit Betriebskostenabrechnungen oder anderen Schreiben und Informationen. Zugleich werden wir über dieses neue Medium auch für unsere Mieterschaft erreichbar sein. Papierlos wird die Welt noch lange nicht, aber wir versuchen, die Verwaltungswege schrittweise papierärmer zu machen.“

Foto: WKR